SISTEM PENJUALAN ONLINE DAN PENERIMAAN KAS

            Di kesempatan ini saya akan mencoba untuk menjabarkan tentang sistem penjualan online kamar dan penerimaan kas Hotel Budi melalui Traveloka.com. Sistem penjualan online yaitu sistem penjualan dengan menggunakan jasa internet, berbasis web dan dapat bertransaksi dengan online tanpa adanya tatap muka antara pembeli dan penjual. Ini tentu saja memudahkan para pembeli yang berasal dari daerah yang jauh untuk melakukan transaksi dengan harga yang normal.

Saya akan mencoba menjelaskan tentang langkah-langkah dalam penjualan online hingga penerimaan kas Hotel Budi yang dilakukan di Traveloka.com :

1. Pembeli diharuskan untuk menggunakan internet untuk mengakses ke web Traveloka.com
2. Lalu pembeli memilih/mengklik kamar dan jumlah yang diinginkan sesuai dengan daftar kamar yang telah disediakan oleh Traveloka.com beserta dengan harganya dan potongan pembelian.
3. Lalu pembeli akan disuguhkan dengan informasi-informasi tentang kamar yang dipilih tersebut yaitu tentang spesifikasi kamar/konten.
4. Selain itu, juga disediakan informasi tentang fasilitas Hotel, harga, jumlah kamar yang tersedia dan reward point yang disuguhkan.
5. Jika dipastikan tersedia kamar dan sesuai dengan keinginan pembeli. Maka, pembeli cukup mengklik tombol “Pesan Sekarang” lalu klik. Jika kamar tidak sesuai dengan keinginannya maka dapat mengklik tombol “tutup dan lanjutkan”.
6. Selanjutnya  pembeli diharuskan mengisi formulir pembelian. Pembeli tetap memilih pilihan “pembeli tetap” dengan mengisi data email dan kata sandi yang sudah terdaftar dan pembeli yang masih baru dan belum pernah melakukan transaksi di Traveloka.com harus menginputkan alamat email pembeli  untuk konfirmasi tentang pembelian.
7. Setelah akun email selesai dimasukan/didaftarkan maka langkah selanjutnya yaitu akan secara otomatis masuk ke halaman Informasi pemesanan hotel, di mana pembeli diminta untuk mengisi data negara tujuan (Country), kota tujuan (City), tanggal check in (Arrive) diisi tanggal, bulan dan tahun, (Rooms) diisi jumlah kamar yang diinginkan, (Adults) bagi pembeli yang berencana untuk tinggal bertiga, kemudian (Children).  Untuk melanjutkan prosesnya, pembeli mengklik tombol "Search".
8. Setelah pembeli membayar dan mengisi data yang diperlukan. Maka, Traveloka.com akan memberikan konfirmasi/voucher pembelian.
9. Pembayaran akan ditransfer kepada pihak Hotel dan akan diterima langsung oleh bagian fungsi kas.
10. Bagian kas dipegang oleh kasir, yang bertanggung jawab untuk menerima order penerimaan kas, dan membuat guest bill saat tamu check in, kasir juga melengkapi guest bill dengan daftar tagihan selama tamu menginap serta membuat cash receipt.
11. Selain itu setelah menerima kas, kasir membuat cash receipt sebanyak III lembar. Cash receipt dan guest bill lembar I dimasukkan ke amplop dan diserahkan ke tamu pada saat akan check in sebagai bukti pembayaran yang sah, dan mengarsipkan lembar ke III berdasarkan tanggal check out.
12. Pada akhir jam tugas bagian kasir akan menyerahkan lembar II cash receipt dan guest bill kepada bagian akuntansi.
13. Bagian akuntansi menerima dan mencocokkan penerimaan kas dari cash receipt dan guest bill lembar II, kemudian mencatat kedalam jurnal penerimaan kas.

Berikut adalah Flowchart penjualan online dan penerimaan kas :